Oramai quasi tutti i servizi più evoluti vengono distribuiti non più come software da installare nel proprio PC, ma in modalità SaaS (Software-as-a-Service). Una modalità che a molti non piace perché richiede un canone mensile, ma che in realtà offre moltissimi vantaggi dal punto di vista operativo che ne giustificano ampiamente il costo.
Da tempo in Meta Line abbiamo deciso di utilizzare uno di questi servizi anche per la gestione della posta elettronica, nella fattispecie Google Workspace, precedentemente noto come GSuite.
Ne abbiamo parlato anche in questo video:
Ma perché abbiamo deciso di passare da una gestione della posta praticamente gratuita ad una gestione su servizio a pagamento? La risposta è semplice: perché il gioco vale la candela! Di seguito vi spieghiamo il perché.
Cos’è Google Workspace/GSuite?
Google Workspace (o GSuite) è un insieme di applicazioni e strumenti on-line offerta da Google. Una delle possibilità più evidenti date dall’utilizzo della piattaforma è quella di poter usare la propria mail aziendale su piattaforma Gmail, con tutti i vantaggi che ne consegue e che vedremo più avanti.
Tuttavia Workspace non è solo Gmail, ma contiene tutta una serie di servizi utili nel lavoro quotidiano, funzionalità che usiamo quotidianamente.
Ci sono 4 piani di abbonamento disponibili:
- Business Starter
- Business Standard
- Business Plus
- Enterprise
Il piano Business Starter ha un prezzo di € 5,20 al mese per utente ed è una soluzione funzionale per molte aziende. Ecco alcune delle funzionalità incluse nel piano:
Gmail
Gmail è tra le piattaforme di gestione di posta elettronica più utilizzate al mondo (fonte Litmus) con oltre 1,5 miliardi di utenti attivi registrati a ottobre 2018. GSuite permette di utilizzare Gmail senza pubblicità e molto altro ancora.
Trattandosi del client di posta più utilizzato al mondo potrai utilizzare una piattaforma email conosciuta ed utilizzata da moltissime persone (che quindi la troveranno molto familiare) mantenendo il tuo indirizzo aziendale. Ad esempio, la mia casella enrico.zottis@metaline.it viene usata su Gmail. Comodo no? Non dovrai cambiare indirizzo né tantomeno rinunciare al tuo nome a dominio per utilizzare il servizio.
Inoltre, con Gmail potrai avere tutta la posta accessibile da qualunque dispositivo desktop e mobile, da PC, smartphone o tablet: ti basteranno una connessione ad internet, nome utente e password.
Ultimo ma non per importanza, il tema della sicurezza: Gmail viene ospitata su un’infrastruttura Google dalla massima affidabilità e con un servizio di assistenza attivo 24 ore su 24, 7 giorni su 7.
Calendar
Tutti quanti sappiamo quanto sia utile avere un calendario on-line dove segnare scadenze e appuntamenti. Il calendario di GSuite fa questo e anche di più: Google Calendar permette di creare calendari multipli accessibili a tutti i dipendenti all’interno dell’azienda.
Una funzionalità che può tornare particolarmente utile in varie situazioni, ad esempio quando si deve gestire un progetto che richiede la creazione di un gruppo di lavoro e di un calendario condiviso fra tutti i membri. In questo modo hai la possibilità di segnare una riunione, una scadenza, un evento per tutti con la certezza di non dimenticare nessuno e risparmiando tempo.
Drive
Google Drive è un servizio di archiviazione dati in cloud che ti permette di archiviare, consultare e condividere i tuoi documenti in un unico posto. Il piano Basic di G Suite estende lo spazio base di Drive fino a 30GB per ciascun utente, mentre i piani superiori arrivano addirittura a più Terabyte o allo spazio illimitato.
Un’altra caratteristica di Google Drive è che ti consente di cercare il file che ti serve anche sulla base del contenuto, quindi non importa quanto tu sia disordinato nell’archiviare i tuoi file, con la ricerca di Google Drive avrai sempre la possibilità di trovarli.
Google Docs & Google Sheets
Da tempo in Meta Line abbiamo sostituito l’utilizzo di applicazioni desktop come Word, Excel e Power Point con gli strumenti messi a disposizione da Google. I vantaggi? Tantissimi!
Innanzitutto un cospicuo risparmio economico sul prezzo delle licenze; poi la comodità di creare documenti facilmente condivisibili ed editabili da tutti in modo rapido, senza necessità di inviare file via mail e con la possibilità di tracciare tutte le modifiche avvenute sul file, dandoci la possibilità di lavorare davvero in modo collaborativo.
Se necessario, possiamo comunque aprire e lavorare i file anche sui formati tradizionali di Word ed Excel perché la piattaforma riesce a convertire automaticamente i documenti.
In questo modo:
- tutti i documenti possono essere accessibili alle persone che ne hanno bisogno;
- Possiamo lavorare in più d’uno contemporaneamente sullo stesso documento;
- Viene salvato on-line tutto lo storico del documento, per cui se serve tornare ad una versione precedente si può fare senza problemi;
- è molto facile apportare commenti e dare indicazioni riguardo ai contenuti.
Admin Console
Si tratta della funzionalità che permette all’amministratore di sistema di gestire ogni cosa: utenti, gruppi, dispositivi, sicurezza e molto altro.
Ad esempio, l’amministratore può decidere di abilitare alcuni servizi in modo selettivo a determinati utenti. Da segnalare l’utilissimo servizio di gestione in mobilità: associando i dispositivi come lo smartphone aziendale agli account, l’amministratore sarà in grado di bloccare i dati di GSuite sui dispositivi smarriti o rubati da remoto, impedendo quindi eventuali data breach con sottrazione di dati.
Leggi anche: Smart working o telelavoro? Come ripensare l’azienda per i tempi che cambiano
Gli indiscutibili vantaggi di GSuite
Familiare, compatibile, facile da usare
Uno dei più grandi vantaggi di usare GSuite nella tua azienda è quello di avere una piattaforma estremamente familiare per tutti. Essendo Gmail il più importante servizio di posta del mondo è assai probabile che i tuoi dipendenti già lo conoscano per uso personale, come probabilmente già conoscono anche Drive, Doc e Calendar.
Inoltre GSuite funziona davvero ovunque e anche le mail inviate hanno la migliore compatibilità sul mercato. Insomma: GSuite funziona!
Affidabile
Quando si parla di affidabilità dei servizi Google non è secondo a nessuno. La sua infrastruttura tecnologica gli permette di rimanere sempre raggiungibile, non ha nemmeno il downtime per le manutenzioni programmate. Certo nessuno è in grado di garantire un Uptime del 100% però basta dare un’occhiata a questa pagina per capire quale sia l’affidabilità dei servizi di Google.
Sicuro
GSuite è costruita sulla base di Google Cloud Platform, la struttura sistemistica di Google che offre i più alti standard sul mercato in termini di sicurezza dei dati.
Il colosso di Mountain View afferma che lo sviluppo di un prodotto avviene secondo un “security-first mindset”, cioè il principio della sicurezza prima di tutto. Inoltre, dietro a ciascun servizio c’è un team di sviluppo dedicato.
Integrato
GSuite è uno strumento estremamente versatile perché si integra con un elevato numero di servizi di terze parti, in particolare con CRM come Salesforce o Hubspot. Una combinazione vincente che permette di utilizzare al massimo le potenzialità di automazione di ciascun prodotto.
Al contrario, altri prodotti come ad esempio Microsfot Office può essere meno elastico sotto questo punto di vista e richiedere un’interfaccia con altri prodotti del mondo Microsoft per poter funzionare.
Gli svantaggi di G Suite
Fino ad ora abbiamo elencato tutto ciò che di positivo la piattaforma di Google ha da offrire, ma nemmeno G Suite ha solo scintillanti vantaggi, è giusto guardare anche all’altro lato della medaglia e parlare di alcune caratteristiche che potrebbero renderlo non idoneo per alcune realtà.
Li elenchiamo qui sotto perché ti possa fare un’idea completa e capire quanto determinanti possano essere per la tua azienda.
- GSuite è interamente on-line, non c’è la possibilità di installare nulla sulla tua macchina;
- La suite Office 365 offre software sicuramente più potenti di quanto offerto da GSuite;
- Nel piano base di Office 365 offre più spazio, tuttavia nei piani superiori GSuite offre spazio illimitato.
Come fare per passare a G Suite
Se devi aprire un account ex novo ti basta registrarti sul sito di Gsuite (la prova gratuita dura 14 giorni) e chiedere a chi ti gestisce il nome a dominio di puntare il record MX sul dns di Google.
Se invece vuoi migrare degli account esistenti e trasferire anche l’archivio di posta è consigliabile farti seguire da un tecnico per evitare di perdere posta.
L’ideale in questo caso sarebbe appoggiarsi ad un reseller GSuite come Meta Line, che utilizza quotidianamente il prodotto e sa come gestire ogni operazione in modo efficiente e sicuro.
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