In Italia oggi abbiamo una situazione che definire “atipica” è un eufemismo. Nella storia sono successi eventi che hanno sempre messo in crisi le attività dell’essere umano, dalle varie pestilenze alle catastrofi che si sono susseguite nel corso del tempo.
In ogni caso le attività umane non si sono mai fermate. Rallentate forse, ma fermate mai.
Oggi, con la tecnologia attuale, possiamo rendere un’azienda più dinamica e “agile” per renderla operativa anche in situazioni come quella che stiamo vivendo.
Parliamo quindi di Smart Working e Telelavoro.
Cos’è lo Smart Working
Sentendo l’Osservatorio del Politecnico di Milano lo smart working viene definito come segue:
“Una nuova filosofia manageriale fondata sulla restituzione alle persone di flessibilità e autonomia nella scelta degli spazi, degli orari e degli strumenti da utilizzare a fronte di una maggiore responsabilizzazione sui risultati”
Si tratta quindi di un modello organizzativo che propone un’autonomia nelle modalità di lavoro e interviene perciò nel rapporto che intercorre tra il dipendente e l’azienda.
Il focus si sposta quindi da una struttura classica, basata su orari definiti e presenza sul posto di lavoro, ad un ripensamento “intelligente” delle modalità con cui si svolgono le attività lavorative anche all’interno degli spazi aziendali e nell’ottica della filosofia di personalizzazione, flessibilità e virtualità.
La differenza tra smart working e telelavoro
Per il Ministero del Lavoro e delle Politiche Sociali, «lo Smart Working (o Lavoro Agile) è una modalità di esecuzione del rapporto di lavoro subordinato caratterizzato dall’assenza di vincoli orari o spaziali e un’organizzazione per fasi, cicli e obiettivi, stabilita mediante accordo tra dipendente e datore di lavoro; una modalità che aiuta il lavoratore a conciliare i tempi di vita e lavoro e, al contempo, favorire la crescita della sua produttività».
Lo Smart Working non è però una semplice traslazione del lavoratore a casa (com’è per il telelavoro), ma innesca un percorso di radicale cambiamento culturale e richiede una evoluzione dei mezzi tecnologici, dell’ideologia del lavoro e dei modelli organizzativi aziendali, per cui si deve prevedere una roadmap dettagliata.
Il telelavoro invece è più semplicemente un trasferimento delle responsabilità, degli orari e delle attività del lavoratore in un’altra sede diversa dall’ufficio. ll telelavoro è quindi basato sull’idea che il dipendente abbia una postazione fissa, ma dislocata in un luogo diverso dalla sede aziendale. Per l’appunto, tipicamente a casa del lavoratore, ma senza quelle caratteristiche di agilità e flessibilità tipiche del lavoro Agile.
Detto questo, a prescindere dalla definizione o dalle modalità bisogna concentrarsi sull’effetto. Se grazie a questo sistema e con il supporto delle tecnologie l’impresa riesce a mandare avanti le attività azzerando, nel caso attuale, i rischi per il dipendente, è un successo per tutti.
Come adattarsi allo Smart Working: strumenti e risorse
Meta Line Digital Agency ha quindi adottato soluzioni, già pianificate da tempo, che permettono ai dipendenti di essere flessibili e lavorare da postazioni remote attraverso l’uso intelligente delle tecnologie in Cloud e di servizi di comunicazione remota e meeting virtuale. Analizziamo di seguito alcune soluzioni.
Google Workspace (G Suite)
Innanzitutto Google Workspace, noto in precedenza come GSuite, la suite di Google che comprende una serie di funzionalità in cloud per il lavoro: tra questi email, documenti, presentazioni, fogli di calcolo, meeting virtuali e calendari.
Google Workspace – GSuite è un cavallo di battaglia per lo smart working e il telelavoro perché permette a tutto il team di lavorare congiuntamente anche in ambienti esterni all’ufficio, grazie alla gestione condivisa dei file e alla possibilità di fare meeting online.
Infatti, con l’emergenza sanitaria data Covid-19 che ha imposto l’adozione del lavoro da remoto ad un numero di aziende sempre maggiore, anche Google ricorda l’utilità di GSuite/Google Workspace e afferma che sono in aumento gli utenti che utilizzano Hangouts Meet, la funzionalità per le aziende che permette di fare videoconferenze da remoto, disponibile gratuitamente fino al 1 luglio 2020.
Inoltre, nella sua versione Business GSuite è uno strumento già privacy compliant: prevede infatti delle policy definite con sistema di gestione degli utenti avanzata, la possibilità di abilitare i servizi in modo selettivo agli utenti e la possibilità di rimuovere o bloccare l’account GSuite sui dispositivi mobile collegati da remoto, funzionalità particolarmente importante per garantire la sicurezza in caso di furto o smarrimento di smartphone o tablet aziendali.
Per maggiori approfondimenti: I vantaggi di GSuite
VPN (Virtual Private Network)
Altro strumento fondamentale per il lavoro da remoto in sicurezza sono le reti VPN, o Virtual Private Network. In parole semplici si tratta di reti private virtuali che permettono a chi vi si collega di utilizzare il proprio PC come se questo fosse connesso alla rete informatica aziendale.
Le VPN permettono quindi al dipendente di accedere da remoto a tutte le risorse informatiche aziendali di cui ha bisogno per espletare il proprio lavoro, abbattendo i limiti dati dalla lontananza fisica dalla scrivania in ufficio: gestionali, posta elettronica, cartelle, documenti e così via. L’utilizzo di appositi protocolli per la codifica dei dati attraverso certificati e password, ne garantisce la sicurezza.
Hardware e parco macchine aziendale
Un altro punto molto importante per le aziende che vogliono implementare lo smart working vero è la necessità di investire in soluzioni ad hoc.
Primi fra tutti dei computer portatili configurati appositamente per lo smart working con tutto ciò che serve al dipendente per lavorare e con un adeguato sistema di protezione da minacce informatiche: sistema di crittazione dei dati, collegamento VPN, configurazione utente con limitazione degli accessi in funzione delle risorse necessarie al dipendente, ecc. Far utilizzare i dispositivi personali ai dipendenti non sarebbe infatti corretto né dal punto di vista della privacy personale del dipendente né da quello della sicurezza, a causa dei limiti e dei rischi a cui i PC ad uso personale sono soggetti.
Definizione dei ruoli e delle mansioni
Gli strumenti per lavorare da remoto in sicurezza quindi ci sono e sono alla portata di tutte le aziende, ma le stesse devono tener conto di un altro punto molto importante per promuovere lo smart working e/o il telelavoro, ed è l’organizzazione dei ruoli e del lavoro.
Una delle cose fondamentali, che nel piano operativo per lo Smart Working deve essere indicato, sono le figure chiave aziendali. Queste sono figure che devono svolgere particolari funzioni in caso di problematiche o, ad esempio, devono avere una costante presenza aziendale, vale a dire quei dipendenti che devono essere in ogni caso presenti in azienda per ragioni di sicurezza o perché alcune operazioni non possono essere gestite esternamente.
Figura chiave per antonomasia è quella del sistemista: la sua presenza è spesso irrinunciabile, giacché in caso di problemi sul server per i quali non sia possibile accedere esternamente, il sistemista deve essere fisicamente presente per intervenire in modo tempestivo. Egli si occupa anche di disciplinare l’uso delle attrezzature e delle risorse in caso di banda satura: nel caso infatti l’azienda utilizzi reti con più di una linea e una di queste venga meno, convogliare tutto il traffico su una sola linea potrebbe imporre di stabilire le priorità in base a tipologie di lavoro, importanza e scadenze che non possono essere prorogate.
Le soluzioni per il passaggio al telelavoro
Come accennavamo qualche paragrafo più sopra, oltre allo smart working esiste anche la soluzione del telelavoro, più semplice ma ugualmente efficace nel garantire la continuità aziendale.
Per le aziende più piccole che per necessità devono adottare il telelavoro si possono utilizzare strumenti di facile implementazione come Teamviewer e Desktop Remoto.
A prescindere dalla VPN, in questo caso, sul PC del dipendente viene installato poco o nulla e si può dare una scadenza temporale all’accesso; questi strumenti permettono al dipendente di lavorare in sicurezza come se fosse al suo PC in ufficio facendo diventare il suo dispositivo un mero terminale verso il PC aziendale. L’abilitazione del desktop remoto è utile sia per il team che per l’amministratore della rete: se il primo può svolgere il suo lavoro senza intoppi grazie all’accesso al suo PC aziendale, l’amministratore può disciplinare l’accesso al desktop remoto anche eventualmente limitandolo a specifiche fasce orarie o a specifici IP.
A chi rivolgersi per implementare il telelavoro in azienda
Gli strumenti per lavorare in sicurezza e garantire la continuità aziendale esistono e sono a disposizione per chi li vuole conoscere.
Meta Line è disponibile sia per il setup di sistemi completi per il lavoro da remoto (VPN, configurazione PC, ecc), sia per offrire un servizio di consulenza alle aziende e guidarle nella scelta delle risorse più adatte per integrare il lavoro da remoto nei propri processi.
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